Het coronavirus heeft ons allemaal beperkt tot de vier muren van onze woning. De gelukkige ondernemers onder ons die hun werkzaamheden vanuit thuis kunnen voortzetten, komen voor een aantal uitdagingen te staan. Vorige week gaf Maarten een hoop handige thuiswerk tips in crisistijd. Eén van de obstakels bij thuiswerken is het communiceren met collega’s.

Natuurlijk hebben we middelen als videobellen en “Scherm delen” tot onze beschikking, maar contact op afstand is vaak minder doeltreffend dan een dag vol face-to-face interactie. Daarom gaan we het in dit blogbericht hebben over het geven van goede feedback, om te verzekeren dat iedereen op één lijn zit (mét minstens anderhalve meter afstand).

Feedback geven met structuur

Triple G. Een hele foute naam voor een rap-artiest, maar een heel sterk uitgangspunt bij het geven van feedback. Goede feedback kent de volgende opbouw:

  1. De Gebeurtenis;
  2. Het Gevoel;
  3. De Gedachten.

Natuurlijk hoef je dit niet letterlijk iedere keer aan te halen, maar “Ik heb je concept bekeken (1), maar ik vind het nog niet doeltreffend genoeg (2), misschien kunnen we het volgende proberen? (3) is doeltreffender en werkzamer dan “Ik voel hem niet echt (0).

Goede feedback heeft nooit een aanvallend karakter. Zorg ervoor dat je tijdens het geven van feedback altijd voor jezelf spreekt. Door de ik-vorm te gebruiken krijgt jouw boodschap een minder aanvallend karakter. Je geeft je eigen mening zonder anderen daarbij te betrekken, daardoor zet je de ander niet in een zwakkere positie (wij vinden dat.. is gewichtiger dan ik vind..).

Hou je feedback in balans

Goede feedback bestaat voor een deel uit verbeterpunten en een deel uit positieve opmerkingen. Het is natuurlijk niet je bedoeling om iemand de grond in te boren, maar om iemand te motiveren om het in de toekomst beter te doen. Bij het geven van van feedback is het daarom belangrijk dat je goed let op je woordkeus. Een positieve twist zorgt voor een beter eindresultaat. Hoewel bewezen is dat negatieve opmerkingen beter blijven plakken, wil je niet “die persoon” zijn. Zo is een collega ook minder huiverig om feedback te geven over anderen (of over jou).

balans in feedback is belangrijk

Zorg voor Feedbackception

Dat brengt me op het volgende punt. Naast feedback geven, moet je ook feedback kunnen krijgen. Een goede feedbacksessie is geen eenzijdig spervuur aan opmerkingen, maar een goed gesprek. Geef de ander een kans op te reageren. Wanneer iemand in de verdediging schiet kun je aangeven dat dat niet nodig is. Keep it calm en wals niet over iemand heen. Door de reactie die je krijgt op je feedback kom je er achter hoe je collega’s op je aanpak reageren. Je bent zelf immers ook niet perfect. Er valt een hoop te leren. Feedbackception is de feedback op jóuw feedback. Vraag of je collega vooruit kan met je opmerkingen en hoe jullie het samen doeltreffender kunnen aanpakken in de toekomst.

Feedback geven = actueel zijn

Het is makkelijker om direct feedback te geven op het moment dat er iets scheef loopt. De woorden liggen op je tong en je concrete voorbeeld is de situatie van een aantal seconden geleden. Vermijd het inplannen van calls om feedback te geven over iets dat zich een paar dagen eerder heeft voorgedaan. Het is niet erg om af en toe wat feller te zijn, eerlijkheid is de basis van goede communicatie. Draai er daarom dus niet omheen en ben recht voor zijn raap. Zo voorkom je misverstanden en nemen mensen jouw standpunt ook daadwerkelijk serieus.

Bij het geven van feedback gaat het om opbouwende kritiek, ook al is het in sommige situaties wat pittiger.

Voorkom stress met goede feedback

Wals niet over iemand heen, feedback is geen spervuur van opmerkingen!

Maak duidelijke afspraken

Als we nooit iets van feedback zouden hebben geleerd dan zouden auto’s vierkante wielen hebben. Een feedback-moment is altijd een moment om te leren én te groeien. Probeer na het geven van feedback te reflecteren op de situatie. Trek duidelijke conclusies en maak duidelijke afspraken voor de toekomst. Zo voorkom je dat zich tweemaal dezelfde situatie voordoet. Daarmee bespaar je jezelf een hoop stress. Zorg dat je afspraak niet slechts mondeling doorspreekt, we weten allemaal dat dit in de vergetelheid raakt.

Noteer het of gebruik een projectmanagement tool als Trello.

Samenvatten en bevestigen

Sluit altijd af met iets als “Dus we spreken af dat..”. Zo weet je direct of jullie op één lijn zitten en er niets aan de verbeelding wordt overgelaten. Op deze manier haal je beiden het meest uit de “confronterende” situatie en hou je alles lekker luchtig.

Succes met het geven van feedback! Dus we spreken af dat je deze tips gaat doorvoeren?

Heb je interesse in een samenwerking? Wij zijn ready.Contact opnemen